Connecting Exact via an API: what is the difference between Exact Online, Exact Globe Next and Exact Globe+?

“Kunnen jullie onze software via een API koppelen aan Exact?”

Die vraag krijgen we regelmatig. Maar voordat we hem kunnen beantwoorden, is er een belangrijke tegenvraag:

Over welke Exact hebben we het?

Want voor integraties is er een wezenlijk verschil tussen Exact Online and Exact Globe Next en Exact Globe+.

Exact Online beschikt over een API waarmee externe applicaties met Exact kunnen communiceren. Bij Exact Globe Next en Globe+ ontbreekt zo’n standaard REST API.

En juist dat verschil is belangrijk wanneer je Exact wilt verbinden met een CRM, webshop, WMS, planningssysteem of andere bedrijfssoftware.

 

Exact Online: er is een API, maar niet onbeperkt

Exact Online beschikt over een REST API. Daarmee kunnen externe applicaties rechtstreeks gegevens en functionaliteiten van Exact Online benaderen.

Dat maakt allerlei integraties mogelijk.

Een webshop kan bijvoorbeeld artikelgegevens ophalen. Een CRM kan relaties uitwisselen. Orders kunnen automatisch worden verwerkt en financiële informatie kan beschikbaar worden gemaakt voor andere toepassingen.

Maar het feit dat er een API beschikbaar is, betekent niet dat een applicatie daar onbeperkt gebruik van kan maken.

Exact stelt grenzen aan het aantal API-calls. Een API-call is simpel gezegd één verzoek van een applicatie aan Exact.

Bijvoorbeeld:

“Geef mij de gegevens van deze klant.”
GET /api/v1/customers/12345

Dat is een API-call.

Maar ook:

“Geef mij de actuele gegevens van dit artikel.”
GET /api/v1/items/12345

Dat is opnieuw een API-call.

Bij een eenvoudige koppeling hoeft dat geen probleem te zijn. Maar zodra meerdere systemen regelmatig grote hoeveelheden gegevens uitwisselen, kunnen de aantallen snel oplopen.

En wanneer de toegestane capaciteit wordt overschreden, kunnen de abonnementsvoorwaarden en beschikbare API-capaciteit van Exact Online een rol gaan spelen.

Een goede integratie met Exact Online gaat daarom niet alleen over de vraag óf gegevens via de API beschikbaar zijn, maar ook over:

Hoe je die API zo efficiënt mogelijk gebruikt.

 

Waarom het aantal API-calls belangrijk is

Stel dat een extern systeem regelmatig wil controleren of er iets is veranderd in Exact.

Een eenvoudige oplossing zou kunnen zijn om steeds opnieuw duizenden records op te vragen en te vergelijken.

Technisch kan zoiets werken.

Maar efficiënt is het niet.

Iedere onnodige aanvraag gebruikt API-capaciteit. Als meerdere applicaties dat tegelijkertijd doen, groeit het API-verkeer verder.

Een slimme integratie probeert daarom alleen gegevens op te vragen wanneer dat nodig is en alleen de informatie te verwerken die relevant is.

Het verschil tussen een werkende koppeling en een goed ontworpen koppeling zit dus soms juist in wat je níét opvraagt.

 

Exact Globe Next en Globe+: een ander vraagstuk

Bij Exact Globe Next en Globe+ is de uitgangssituatie fundamenteel anders.

Daar heb je niet dezelfde standaard REST API waarmee een moderne externe applicatie eenvoudig kan communiceren.

En dat levert in de praktijk een probleem op.

Want organisaties die met Globe Next werken, gebruiken daarnaast steeds meer andere software.

Denk aan:

• CRM → Exact Globe
• Webshop → Exact Globe
• WMS → Exact Globe
• Planning → Exact Globe
• HRM → Exact Globe
• Branchespecifieke software → Exact Globe

Die applicaties zijn steeds vaker gebouwd om via moderne API’s met andere systemen te communiceren.

Maar aan de kant van Globe ontbreekt die standaard API-toegang.

En precies daar ontstond het idee achter Sense-Cloud.

 

Vanuit Sense-It ontstond een terugkerende behoefte

Sense-Cloud is ontstaan vanuit Sense-It.

Als Exact-dealer werkte Sense-It al jarenlang met Exact-omgevingen en de technische vraagstukken daaromheen.

Daarbij werd een terugkerend probleem zichtbaar.

Klanten wilden Exact steeds vaker verbinden met andere applicaties, terwijl vooral bij Globe Next en Globe+ de moderne API-toegang ontbrak die externe softwareleveranciers inmiddels als vanzelfsprekend beschouwen.

De kennis om met Exact te werken was er.

De kennis om integraties te bouwen ook.

Maar iedere koppeling afzonderlijk als maatwerkproject blijven ontwikkelen is uiteindelijk niet schaalbaar.

Daaruit ontstond een andere gedachte:

Wat als we een gestandaardiseerde API-laag vóór Exact zetten?

Dat werd de basis voor Clickker.

 

Clickker maakt Exact bereikbaar via een REST API

Clickker vormt de API-laag tussen Exact en externe applicaties.

Aan de ene kant staat Exact.

Aan de andere kant kan vrijwel ieder systeem staan dat via een API kan communiceren.

De externe applicatie hoeft daardoor niet alle technische bijzonderheden achter Exact te kennen. Zij communiceert met Clickker via gestandaardiseerde endpoints.

Een endpoint kun je zien als een specifieke ingang naar gegevens of functionaliteit.

Bijvoorbeeld:

• Geef mij deze relatie.
• Haal deze artikelen op.
• Verwerk deze order.
• Geef deze informatie terug.

Clickker vertaalt die communicatie naar de mogelijkheden van de betreffende Exact-omgeving.

 

Eén API voor verschillende Exact-omgevingen

Exact Online, Exact Globe, Globe+ en Financials hebben ieder hun eigen mogelijkheden en technische uitgangspunten.

Exact Online draait in de cloud en beschikt standaard over een REST API. Daarbij geldt een limiet op het aantal API-calls. Dat kan vooral een aandachtspunt worden wanneer een organisatie kiest voor een best-of-breedstrategie en steeds meer gespecialiseerde applicaties met Exact wil verbinden.

Denk aan een CRM, webshop, WMS, planning, HRM en BI-oplossing. Al deze applicaties willen gegevens ophalen, verwerken of terugschrijven. Naarmate het applicatielandschap groeit, neemt ook het aantal benodigde API-calls toe.

Bij Exact Globe Next en Globe+ is de situatie anders. Deze oplossingen worden on-premise gebruikt en bieden uitgebreidere functionaliteit, maar beschikken niet over dezelfde standaard REST API als Exact Online.

Clickker is ontwikkeld om Exact ook vanuit externe applicaties eenvoudig en uniform bereikbaar te maken.

Clickker werkt met Exact Online, Exact Globe Next, Globe+ én Exact Financials en biedt externe applicaties een REST API voor Exact.

Bij de on-premise Exact-omgevingen draait Clickker op de server waarop Exact is geïnstalleerd. Er is daarbij geen externe database nodig waarin Exact-data eerst wordt gekopieerd, opgeslagen of gesynchroniseerd.

De verbinding is rechtstreeks:

Externe applicatie ↔ Clickker ↔ Exact

De connectie met Exact is 1-op-1 en het aantal API-calls naar Clickker is onbeperkt.

 

Juist interessant bij best-of-breed

Dat maakt Clickker interessant voor organisaties die niet proberen al hun bedrijfsprocessen binnen één softwarepakket onder te brengen.

Bij een best-of-breedstrategie kies je voor ieder proces de applicatie die daar het beste bij past. Exact vormt bijvoorbeeld het financiële of ERP-hart, terwijl andere applicaties worden gebruikt voor CRM, e-commerce, warehousemanagement, planning, HRM, rapportage of branchespecifieke processen.

Die vrijheid werkt alleen goed wanneer de verschillende systemen eenvoudig gegevens kunnen uitwisselen.

Clickker zorgt ervoor dat externe applicaties daarvoor via een uniforme API met Exact kunnen communiceren, ongeacht of daar Exact Online, Globe, Globe+ of Financials achter staat.

Clickker is daarmee geen externe database tussen Exact en andere applicaties. Het is de API naar Exact.

 

En waar komt CAS dan in beeld?

Toegang tot Exact is slechts de eerste stap.

Want stel dat een webshop een order doorgeeft.

Dan moet er misschien eerst worden gecontroleerd of de klant bestaat. Vervolgens moeten gegevens worden verrijkt, moet een artikel worden gecontroleerd en moet de order op de juiste manier in Exact worden verwerkt.

Dat is geen enkele API-call meer.

Dat is een flow.

Binnen Sense-Cloud gebruiken we CAS om zulke integraties en flows op te bouwen.

CAS bepaalt bijvoorbeeld:

haal gegevens op → controleer → verrijk → verwerk → stuur resultaat terug.

Daarbij kunnen stappen en logica opnieuw worden gebruikt.

Zo hoeft een veelvoorkomend integratieproces niet voor iedere klant volledig opnieuw te worden geprogrammeerd.

 

En wie houdt in de gaten of alles blijft werken?

Daarvoor is Watcher ontwikkeld.

Een automatische koppeling kan duizenden transacties verwerken zonder dat een medewerker ernaar hoeft om te kijken.

Dat is precies de bedoeling.

Totdat er iets misgaat.

Een systeem is tijdelijk niet bereikbaar. Inloggegevens zijn gewijzigd. Een record bevat verkeerde gegevens. Of een applicatie weigert een transactie.

Dan wil je weten wat er gebeurt.

Watcher bewaakt daarom de integraties en flows en maakt technische en functionele problemen zichtbaar.

Daarmee hebben de drie onderdelen ieder hun eigen functie:

• Clickker maakt Exact bereikbaar.
• CAS laat systemen en processen samenwerken.
• Watcher bewaakt wat er gebeurt.

 

Van afzonderlijke koppelingen naar één integratieplatform

Daarmee komen we uiteindelijk bij een groter vraagstuk.

Organisaties hebben steeds meer applicaties. Exact is daar één belangrijk onderdeel van, maar staat zelden alleen.

Het probleem is daarom niet alleen:

“Hoe koppelen we applicatie X aan Exact?”

De betere vraag is:

“Hoe zorgen we ervoor dat Exact structureel kan samenwerken met ons volledige applicatielandschap?”

Voor Exact Online begint dat bij verstandig omgaan met de mogelijkheden en grenzen van de beschikbare API.

Voor Exact Globe Next en Globe+ begint het bij het creëren van de API-toegang die standaard ontbreekt.

Dat zijn verschillende technische uitgangssituaties.

Maar het doel is hetzelfde:

Exact eenvoudig, gecontroleerd en schaalbaar laten samenwerken met de andere software binnen je organisatie.

Dat is de reden waarom Sense-Cloud is ontstaan.