Best-of-breed with Exact Online: how future-proof is your application landscape?

Best-of-breed is voor steeds meer organisaties een logische keuze. Niet één groot softwaresysteem dat alles moet kunnen, maar verschillende gespecialiseerde applicaties die ieder uitblinken in hun eigen domein.

Een WMS voor het magazijn. Een gespecialiseerde webshop. CRM. PIM. Planning. Business Intelligence. En Exact Online als financiële of ERP-ruggengraat.

Exact Online past goed in zo’n landschap. Een belangrijke reden daarvoor is de API. Die maakt het mogelijk om gespecialiseerde applicaties gegevens te laten uitwisselen met Exact Online.

Maar juist wanneer zo’n best-of-breed landschap succesvol groeit, ontstaat een interessante vraag:

Kan Exact Online net zo gemakkelijk meegroeien als de applicaties eromheen?

 

Iedere applicatie wil iets van Exact Online

Een relatief eenvoudig applicatielandschap kan beginnen met een webshop die orders naar Exact Online stuurt.

Later komt er een WMS bij.

Vervolgens een CRM, een PIM, een transportoplossing, een planningsapplicatie en een BI-platform.

Orders gaan naar Exact Online. Artikelgegevens worden uitgewisseld. Voorraden veranderen. Debiteuren worden bijgewerkt. Leveringen worden verwerkt. Financiële gegevens gaan richting andere systemen.

En steeds vaker verwachten organisaties dat die gegevens snel of zelfs realtime beschikbaar zijn.

Daarmee neemt niet alleen het aantal integraties toe, maar ook het aantal API-calls op Exact Online.

En die capaciteit is niet onbeperkt.

Exact Online werkt met API-limieten. Binnen bepaalde Premium-edities kan aanvullende capaciteit worden aangeschaft, onder andere voor extra API-verkeer en verwerkingscapaciteit.

Dat is op zichzelf logisch. Meer gebruik vraagt meer capaciteit.

Maar vanuit een best-of-breed strategie roept het wel een interessante vraag op:

Wanneer wordt de capaciteit van Exact Online bepalend voor de schaalbaarheid van de applicaties eromheen?

 

Opschalen is niet alleen een technische keuze

Een organisatie die tegen grenzen aanloopt, kan binnen Exact Online opschalen naar uitgebreidere edities en aanvullende capaciteit.

Daarmee komt ook een economische afweging in beeld.

Want waarom schaal je op?

Omdat de organisatie meer functionaliteit van Exact Online nodig heeft?

Of omdat de webshop, het WMS, CRM, PIM en andere applicaties steeds meer gegevens met Exact Online willen uitwisselen?

Dat verschil is relevant.

In het tweede geval investeert een organisatie niet noodzakelijk in meer ERP-functionaliteit, maar in het vermogen van Exact Online om het groeiende best-of-breed landschap te blijven faciliteren.

Dat hoeft geen verkeerde investering te zijn.

Maar het is wel een investering waar je bij het ontwerpen van een applicatielandschap rekening mee moet houden.

 

En dan gaat het bedrijf de grens over

Naast technische schaalbaarheid speelt nog een ander vraagstuk: internationale groei.

Een webshop, CRM, PIM of WMS kan vaak relatief eenvoudig in verschillende landen worden ingezet.

Voor financiële software ligt dat ingewikkelder.

Een financiële administratie moet immers voldoen aan lokale fiscale regels, rapportageverplichtingen en andere wetgeving.

Exact Online biedt hiervoor onder andere Multi-legislation. Daarmee kunnen administraties met verschillende lokale wet- en belastingregels binnen één omgeving worden beheerd.

Maar die mogelijkheid is gericht op de Benelux.

Voor een organisatie die binnen de Benelux opereert, kan dat uitstekend aansluiten.

Maar wat gebeurt er wanneer dezelfde organisatie een vestiging opent in Frankrijk, Spanje, het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten?

De webshop kan misschien gewoon mee.

Het CRM waarschijnlijk ook.

Het WMS mogelijk eveneens.

Maar voor de financiële administratie kan een andere oplossing noodzakelijk worden.

En daarmee verandert een functioneel vraagstuk ineens in een integratievraagstuk.

 

Want wat gebeurt er met alle Exact Online-koppelingen?

Stel dat een organisatie door de jaren heen vijf gespecialiseerde applicaties rechtstreeks met Exact Online heeft geïntegreerd: een webshop, WMS, CRM, PIM en logistiek platform.

Iedere applicatie kent de Exact Online API.

Iedere applicatie weet hoe Exact Online gegevens verwacht.

En iedere koppeling bevat in meer of mindere mate logica die specifiek voor Exact Online is ontwikkeld.

Zolang Exact Online de financiële ruggengraat blijft, hoeft dat geen probleem te zijn.

Maar wat gebeurt er wanneer internationale groei betekent dat voor een buitenlandse entiteit een ander financieel of ERP-platform nodig is?

Dan blijkt dat niet alleen het financiële systeem moet veranderen.

Ook de architectuur eromheen kan geraakt worden.

 

De paradox van best-of-breed

En daar ontstaat iets interessants.

Een belangrijke reden om voor best-of-breed te kiezen, is juist keuzevrijheid.

Je wilt niet afhankelijk zijn van één leverancier die CRM, WMS, finance, e-commerce en alle andere processen moet ondersteunen.

Je kiest per proces de applicatie die het beste bij de organisatie past.

Maar wanneer al die applicaties rechtstreeks met Exact Online worden geïntegreerd, kan op een ander niveau alsnog afhankelijkheid ontstaan.

Niet noodzakelijk functioneel.

Wel technisch.

De webshop kent Exact Online.

Het WMS kent Exact Online.

Het CRM kent Exact Online.

Het PIM kent Exact Online.

En hoe meer applicaties rechtstreeks afhankelijk worden van de structuur en API van Exact Online, hoe groter de impact wanneer de rol van Exact Online binnen het landschap ooit verandert.

Je kiest best-of-breed voor flexibiliteit, maar kunt door de manier waarop je integreert alsnog nieuwe afhankelijkheden creëren.

 

Misschien stellen we daarom de verkeerde vraag

Bij integratieprojecten ligt de eerste vraag vaak voor de hand:

“Kunnen we applicatie X koppelen met Exact Online?”

In veel gevallen is het antwoord simpelweg ja.

Maar voor organisaties die groeien, steeds meer gespecialiseerde software inzetten of internationale ambities hebben, is misschien een andere vraag belangrijker:

“Hoe zorgen we ervoor dat applicatie X vandaag met Exact Online kan werken, zonder voor altijd van Exact Online afhankelijk te worden?”

Dat vraagt om een andere manier van kijken naar integraties.

Niet alleen als verbinding tussen twee applicaties, maar als onderdeel van de architectuur van het totale applicatielandschap.

 

Van Exact Online-koppeling naar integratiearchitectuur

Neem een WMS dat verkooporders moet ontvangen.

Bij een rechtstreekse koppeling leert het WMS hoe een verkooporder in Exact Online is opgebouwd en hoe die via de Exact Online API moet worden opgehaald of verwerkt.

Bij een ontkoppelde architectuur probeer je die afhankelijkheid te verminderen.

Het WMS ontvangt dan de informatie die het nodig heeft volgens een afgesproken gegevensmodel. Een integratielaag handelt vervolgens de specifieke communicatie met Exact Online af.

Vandaag bevindt Exact Online zich aan de andere kant van die laag.

Maar wanneer een buitenlandse entiteit morgen een ander financieel systeem gebruikt, hoeft het WMS niet noodzakelijk opnieuw te worden ontworpen.

De verandering vindt zoveel mogelijk plaats binnen de integratielaag.

Dat is meer werk dan simpelweg twee systemen aan elkaar knopen.

Maar het creëert ook iets waardevols: bewegingsvrijheid.

 

Hoe toekomstvast moet een integratie eigenlijk zijn?

Niet iedere organisatie heeft zo’n architectuur nodig.

Een onderneming die uitsluitend in Nederland opereert, weinig applicaties gebruikt en nauwelijks internationale ambities heeft, kan jarenlang uitstekend functioneren met rechtstreekse Exact Online-koppelingen.

Architectuur moet tenslotte passen bij het probleem dat je probeert op te lossen.

Maar voor organisaties die bewust voor best-of-breed kiezen, snel groeien of internationale ambities hebben, wordt het een relevantere afweging.

Hoeveel applicaties gaan uiteindelijk met Exact Online communiceren?

Hoeveel API-verkeer ontstaat daardoor?

Wat betekent verdere opschaling voor de kosten?

In welke landen willen we over drie of vijf jaar actief zijn?

En misschien wel de belangrijkste:

Wat gebeurt er met de rest van ons applicatielandschap als Exact Online op enig moment niet meer voor iedere entiteit of ieder land de meest passende oplossing is?

Daar hoeft vandaag nog helemaal geen probleem te liggen.

Maar het is wel een vraag die je beter kunt stellen vóórdat tien verschillende applicaties rechtstreeks van Exact Online afhankelijk zijn.

 

Best-of-breed gaat uiteindelijk over vrijheid

Exact Online kan een uitstekende basis zijn voor een best-of-breed applicatielandschap.

Juist de beschikbaarheid van de Exact Online API maakt veel mogelijk.

Maar best-of-breed gaat uiteindelijk over meer dan het selecteren van de beste applicatie voor ieder afzonderlijk proces.

Het gaat ook over hoe je die applicaties met elkaar laat samenwerken.

Want echte keuzevrijheid ontstaat niet alleen wanneer je vandaag de beste software kunt kiezen.

Echte keuzevrijheid ontstaat wanneer je die keuze morgen ook weer kunt veranderen.

Sense-Cloud