API, endpoint and flow: what do these terms actually mean?

Wie software met Exact wil koppelen, krijgt al snel termen te horen als API, endpoint en flow.

Voor iemand die dagelijks met integraties werkt zijn die logisch. Maar wanneer je als financieel manager, IT-manager of ondernemer vooral wilt weten of twee systemen met elkaar kunnen praten, maken ze het verhaal soms onnodig ingewikkeld.

Terwijl het principe eigenlijk vrij eenvoudig is.

 

Een API is de toegang

Een API kun je zien als een afgesproken manier waarop twee softwaresystemen met elkaar communiceren.

In plaats van dat een medewerker Exact opent, naar een scherm navigeert en daar informatie opzoekt of invoert, kan een andere applicatie via een API rechtstreeks informatie opvragen of aanleveren.

Bijvoorbeeld:

“Geef mij de actuele gegevens van dit artikel.”

Of:

“Maak voor deze klant een nieuwe verkooporder aan.”

De gebruiker hoeft daarvoor niet zelf in Exact te werken. De applicaties regelen de communicatie onderling.

 

Een endpoint is een specifieke ingang

Een API is niet één grote toegang waarmee een applicatie zomaar alles kan doen.

Binnen een API bestaan verschillende endpoints. Ieder endpoint is bedoeld voor een bepaalde functie of soort informatie.

Denk bijvoorbeeld aan endpoints voor:

• debiteuren;
• artikelen;
• verkooporders;
• voorraad;
• financiële gegevens.

Je kunt het vergelijken met een gebouw.

The API is het gebouw met alle toegangen. Een endpoint is de specifieke deur die je gebruikt om ergens te komen.

Wil een webshop weten wat de actuele voorraad van een artikel is? Dan gebruikt de integratie het endpoint waarmee die informatie kan worden opgevraagd.

Wil dezelfde webshop vervolgens een order naar Exact sturen? Dan is daar een ander endpoint voor.

 

En dan de flow

Met alleen toegang tot gegevens heb je nog geen bedrijfsproces geautomatiseerd.

Stel dat een webshop een nieuwe order ontvangt.

Dan kan de gewenste werkwijze zijn:

Nieuwe order → klant controleren → artikelgegevens ophalen → prijs controleren → order aanmaken in Exact → resultaat terugmelden aan webshop.

Dat hele proces noemen we een flow.

Een flow bepaalt dus wat er moet gebeuren, in welke volgorde en onder welke voorwaarden.

Daar kan ook bedrijfslogica in zitten.

Bijvoorbeeld:

Als de klant in Exact bestaat, gebruik dan de bestaande debiteur. Bestaat de klant nog niet, maak deze dan eerst aan.

Of:

Alleen orders met de status ‘betaald’ mogen naar Exact worden gestuurd.

De API geeft toegang. De endpoints leveren de benodigde functies. De flow bepaalt wat ermee gebeurt.

 

Hoe doen we dat bij Sense-Cloud?

Binnen Sense-Cloud hebben deze onderdelen ieder hun eigen plaats.

Clickker® | De dedicated API voor Exact verzorgt de API-toegang tot Exact. Via endpoints kunnen externe applicaties gegevens en functionaliteit van Exact benaderen.

Clickker Automation Suite gebruiken we vervolgens om de processen tussen systemen in te richten. Daar bouwen we de flows en bepalen we bijvoorbeeld welke informatie wordt opgehaald, gecontroleerd, verrijkt en teruggeschreven.

En Watcher bewaakt vervolgens of die integraties en flows blijven functioneren zoals bedoeld.

Techniek is daarbij een middel, geen doel.

Uiteindelijk gaat het niet om API’s, endpoints of flows.

Het gaat om een veel eenvoudigere vraag:

Wat moet er automatisch gebeuren tussen uw applicaties en Exact?