Wat gebeurt er als een koppeling met Exact vastloopt?

Stel:

Vannacht moesten 300 orders vanuit een webshop of WMS in Exact worden verwerkt.

Order 1 gaat goed. Order 2 ook. Order 3 tot en met 46 eveneens.

Bij order 47 ontstaat een fout.

De koppeling stopt.

De volgende ochtend begint iedereen gewoon aan zijn werk. Tot iemand ontdekt dat er in Exact maar 46 orders staan.

Dan begint het zoeken.

Waar zijn de overige 254 orders?

Dat is precies waarom een goede integratie niet alleen moet kunnen koppelen.

Je moet ook weten of hij het nog doet.

 

Een koppeling die werkt, is nog geen betrouwbare koppeling

Tijdens de implementatie wordt uiteraard getest of gegevens correct van applicatie A naar Exact en weer terug kunnen.

Maar daarna begint het echte werk.

Iedere dag worden gegevens verwerkt. Orders, klanten, artikelen, voorraadmutaties, facturen of andere informatie bewegen tussen verschillende systemen.

En daarbij kan van alles gebeuren.

Een applicatie is tijdelijk niet bereikbaar.

Een API geeft een foutmelding.

Er ontbreekt een verplicht veld.

Een artikel bestaat niet.

Een proces krijgt onverwachte data aangeboden.

Of één stap binnen een grotere flow wordt niet correct uitgevoerd.

Dat betekent niet automatisch dat de hele integratie slecht is.

Het betekent wel dat je moet weten dat het gebeurt.

 

De vraag is niet óf er ooit iets fout gaat

Bij integraties tussen meerdere systemen heb je te maken met meerdere technische omgevingen.

Exact.

Een WMS.

Een CRM.

Een webshop.

Een externe API.

Misschien nog een vervoerder, betaalprovider of andere applicatie.

Al die systemen kunnen veranderen of tijdelijk niet beschikbaar zijn.

Daarom vinden wij een andere vraag interessanter:

Wat gebeurt er wanneer iets fout gaat?

Wordt de fout geregistreerd?

Kan worden achterhaald welke transactie is mislukt?

Gaan de volgende transacties gewoon verder?

Kan de verwerking opnieuw worden gestart?

En misschien nog belangrijker:

wie krijgt het te horen?

 

“De koppeling doet het niet” is niet genoeg

Dit is misschien wel een van de grootste frustraties rondom integraties.

Een gebruiker constateert dat gegevens ontbreken en meldt:

“Volgens mij doet de koppeling het niet.”

Vervolgens moet iemand technisch onderzoek doen.

Wanneer ging het mis?

Welke gegevens zijn wel verwerkt?

Welke niet?

Aan welke kant ontstond het probleem?

Wat was de foutmelding?

En wat moet opnieuw worden aangeboden?

Hoe minder inzicht er in de integratie zit, hoe meer tijd er nodig is om dat uit te zoeken.

Daarom hoort monitoring wat ons betreft bij een professionele integratiearchitectuur.

 

Van koppelen naar bewaken

Binnen Sense-Cloud hebben verschillende onderdelen daarom verschillende verantwoordelijkheden.

Clickker® | De dedicated API voor Exact verzorgt de toegang tot Exact.

Clickker Automation Suite verzorgt de flows en proceslogica tussen applicaties.

En de monitoring interface Watcher kijkt mee met wat daar gebeurt.

Niet om nóg een technische tussenlaag aan de koppeling toe te voegen, maar om inzicht te geven in de werking ervan.

Want als er honderden of duizenden transacties automatisch worden verwerkt, wil je niet afhankelijk zijn van een medewerker die toevallig ontdekt dat er iets ontbreekt.

Je wilt kunnen zien wat er gebeurt.

 

Terug naar die 300 orders

Stel opnieuw dat er vannacht 300 orders verwerkt moeten worden.

Dan wil je niet alleen weten:

“Is de koppeling actief?”

Je wilt uiteindelijk kunnen vaststellen:

• 300 orders aangeboden
• 299 correct verwerkt
• 1 order mislukt
• reden: ontbrekende of ongeldige gegevens

Dat is een totaal andere uitgangspositie.

Nu hoeft niemand ’s ochtends handmatig 300 orders te vergelijken om te ontdekken of er iets ontbreekt.

Je weet waar het probleem zit.

En daarmee kun je ook veel gerichter bepalen wat er moet gebeuren.

 

Niet iedere fout hoeft de hele snelweg af te sluiten

Daar komt nog iets bij.

Een fout in één transactie hoeft niet altijd te betekenen dat alle volgende transacties ook moeten stoppen.

Stel dat order 47 een foutief artikelnummer bevat.

Dan kan het, afhankelijk van het bedrijfsproces, veel logischer zijn om die order apart te zetten en verder te gaan met order 48.

Dat is uiteindelijk een ontwerpkeuze.

Sommige fouten zijn kritisch en moeten een proces direct stoppen.

Andere fouten kunnen worden geregistreerd terwijl de rest van de verwerking doorgaat.

Daarom moet foutafhandeling onderdeel zijn van het ontwerp van een flow.

Niet iets waar pas over wordt nagedacht wanneer het misgaat.

 

Automatiseren betekent ook verantwoordelijkheid overdragen

Dit is een belangrijk punt.

Zolang een medewerker gegevens handmatig verwerkt, ziet die medewerker meestal zelf wanneer iets niet klopt.

Bij automatisering verdwijnt die menselijke controle uit het proces.

Dat is juist de bedoeling.

Maar daarmee moet de techniek een deel van die controle overnemen.

Automatiseren zonder monitoring betekent dat je menselijke controle verwijdert zonder er technische controle voor terug te plaatsen.

En dat is geen situatie die wij wenselijk vinden.

 

Een goede koppeling vertelt ook wanneer het níét goed gaat

Daarom kijken we bij Sense-Cloud niet alleen naar de happy flow:

data ontvangen → verwerken → klaar.

Minstens zo belangrijk zijn de uitzonderingen.

Wat gebeurt er als informatie ontbreekt?

Wat gebeurt er als Exact tijdelijk niet bereikbaar is?

Wat gebeurt er met een mislukte transactie?

Hoe vinden we die terug?

En hoe zorgen we dat iemand actie kan ondernemen wanneer dat nodig is?

Dat is waar monitoring en Watcher onderdeel worden van het grotere integratieverhaal.

Want uiteindelijk is een koppeling pas echt waardevol wanneer je erop kunt vertrouwen.

Niet alleen wanneer alles goed gaat.

Juist ook wanneer er iets misgaat.

Sense-Cloud