Wanneer groei je uit Exact Online? En is Globe+ dan echt zo’n grote stap?

Exact Online is voor veel organisaties een logische keuze. Je werkt in de cloud, kunt relatief snel beginnen en hebt voor een overzichtelijk bedrag toegang tot een breed pakket aan functionaliteit. Voor veel bedrijven sluit dat uitstekend aan op wat ze nodig hebben. Maar organisaties veranderen.

Een bedrijf dat ooit begon met een relatief eenvoudige administratie kan jaren later meerdere vestigingen hebben, internationaal actief zijn, duizenden transacties verwerken en een compleet landschap van gespecialiseerde applicaties rondom Exact hebben opgebouwd.

• Een CRM.
• Een webshop.
• Een WMS.
• Planning.
• Service.
• HRM.
• BI.
• Branchespecifieke software.
• Internationalisering

En dan ontstaat op enig moment een andere vraag:

Past Exact Online nog bij de bedrijfsvoering die we inmiddels hebben?

Exact Online is vooral heel breed geworden

Exact Online heeft zich in de afgelopen jaren ontwikkeld tot een breed platform met oplossingen en uitbreidingen voor steeds meer bedrijfsprocessen.

Dat is een kracht.

Maar breedte en diepte zijn niet hetzelfde.

Naarmate organisaties groter worden of complexere processen krijgen, kunnen eisen ontstaan die verder gaan dan wat binnen een Online-omgeving praktisch of economisch aantrekkelijk is.

Denk aan grotere transactievolumes, uitgebreidere logistieke processen, meer administraties, internationale bedrijfsvoering of een steeds intensiever best-of-breed applicatielandschap.

Dat betekent niet dat Exact Online ineens een verkeerde oplossing is.

Het kan simpelweg betekenen dat de organisatie is veranderd sinds de keuze voor Exact Online werd gemaakt.

Internationale groei is meer dan een andere valuta

Dat zie je bijvoorbeeld wanneer een organisatie internationaal groeit.

Een buitenlandse administratie gaat niet alleen over dollars, ponden of zloty’s.

Je krijgt te maken met lokale wet- en regelgeving, belastingregels, rapportages, bankformaten en andere landspecifieke vereisten.

Exact positioneert Globe+ nadrukkelijk voor die internationale context. Volgens Exact is Globe+ standaard beschikbaar voor meer dan 30 landen, met ondersteuning voor bijbehorende lokale wet- en regelgeving, talen, valuta en verschillende internationale bankformaten.

Dat is een wezenlijk verschil.

En belangrijk: een integratieplatform verandert dat verschil niet.

Clickker® | De dedicated API voor Exact maakt Exact toegankelijk voor andere applicaties.

Maar…het voegt geen Duitse, Poolse of Belgische wetgeving toe aan Exact Online en verandert niets aan de functionele mogelijkheden van het ERP-systeem zelf.

De keuze tussen Online en Globe+ moet daarom in de eerste plaats worden gemaakt op basis van de bedrijfsvoering.

Een best-of-breedstrategie stelt andere eisen

Er is nog een ontwikkeling die we veel zien. Bedrijven verwachten steeds minder dat één ERP-pakket alles doet. Ze kiezen de beste applicatie voor een specifiek proces.

Een gespecialiseerd WMS voor het warehouse. Een CRM voor sales. Een webshop voor e-commerce. Een planningstool. Branchespecifieke software.

En Exact voor de processen waarvoor Exact het hart van de organisatie vormt.

Best-of-breed.

Dat kan een heel krachtige strategie zijn. Maar er zit een voorwaarde aan: al die applicaties moeten met elkaar kunnen communiceren.

En daarmee wordt de technische ontsluiting van je ERP steeds belangrijker.

Dan worden API-limieten ineens relevant

Exact Online heeft hiervoor een REST API. Dat maakt het mogelijk om allerlei externe applicaties met de omgeving te verbinden.

Maar API-capaciteit is niet onbeperkt.

Dat hoeft bij een beperkt aantal integraties helemaal geen probleem te zijn.

Maar stel dat een WMS voortdurend voorraad opvraagt, een webshop orders aanmaakt, een CRM klantgegevens uitwisselt en een BI-oplossing gegevens uit Exact leest.

Dan verandert de rekensom.

Niet omdat een API-limiet op zichzelf verkeerd is, maar omdat het gebruik van het platform verandert.

Exact Online biedt daarom binnen de Premium-edities ook Volume Packs aan voor organisaties die meer API-verkeer, verwerkingscapaciteit of opslag nodig hebben. Zo’n Volume Pack kost momenteel €250 per maand. Exact noemt voor Premium daarnaast een gemiddeld volume van minder dan 25.000 boekingsregels per administratie per maand, met uitbreidingsmogelijkheden.

Dat is een prima oplossing wanneer je simpelweg wat extra capaciteit nodig hebt.

Maar wanneer je structureel capaciteit blijft toevoegen om je bedrijfsvoering passend te krijgen, ontstaat opnieuw een interessante vraag: zijn we ons abonnement aan het vergroten, of zijn we eigenlijk uit het platform gegroeid?

Waarom dan niet gewoon naar Globe+?

Dat klinkt misschien als de logische volgende stap.

Als de organisatie meer diepgang nodig heeft, internationaal groeit en steeds meer processen rondom Exact heeft, kijk je naar Globe+.

Exact positioneert Globe+ zelf als een uitgebreider ERP voor financiële én logistieke bedrijfsprocessen, waaronder inkoop, levering, productie, finance, HR en CRM.

Toch merken we dat organisaties soms behoorlijk terughoudend zijn. Niet alleen vanwege de ERP-migratie zelf. Maar ook vanwege wat er om Exact heen hangt.

Want daar zit historische bagage.

“Maar Exact Globe heeft geen API. Dan moeten we straks al onze koppelingen opnieuw laten bouwen.”

Voor organisaties die al langer met Exact werken, is dat geen vreemde gedachte.

Het ontsluiten van Globe naar andere applicaties betekende traditioneel vaak dat consultants en ontwikkelaars moesten uitzoeken hoe een specifieke verbinding gerealiseerd kon worden.

Een database, Een script. Een SDK-oplossing. BPA-tooling. Imports en exports. Of een maatwerkkoppeling die precies voor die ene situatie werd ontwikkeld.

Dat kan uitstekend werken Maar bij iedere volgende applicatie begon een deel van het technische vraagstuk opnieuw.

En daar ontstond het beeld: Globe is krachtig, maar als we er andere applicaties aan willen koppelen wordt het ingewikkeld en kostbaar.

Voor een organisatie met een best-of-breedstrategie kan dat een serieuze drempel zijn.

Maar wat als je Globe+ wél via een API kunt ontsluiten?

En precies daar moeten we twee discussies uit elkaar halen.

Welke ERP-oplossing past het beste bij onze bedrijfsvoering?
Hoe verbinden we dat ERP met de rest van ons applicatielandschap?

Onze Clickker® | De dedicated API voor Exact verandert het antwoord op de eerste vraag niet.

Maar wel de uitgangspositie bij de tweede.

Met Clickker maken we functionaliteit en gegevens uit Globe+ via REST API-endpoints beschikbaar voor externe applicaties.

Conceptueel wordt het dan heel eenvoudig:

Externe applicatie ↔ Clickker ↔ Globe+

Een WMS hoeft daarmee niet te weten hoe Globe+ technisch in elkaar zit. Een webshop ook niet. En hetzelfde geldt voor CRM, planning, BI of branchespecifieke software.

Clickker vormt de API naar Exact Globe+.

Een API betekent overigens niet dat consultancy verdwijnt

Dat onderscheid vinden we belangrijk.

Als je overstapt van Exact Online naar Globe+, moet Globe+ nog steeds goed worden ingericht.

Je bedrijfsprocessen moeten worden begrepen. Administraties moeten worden ingericht. Stamgegevens moeten kloppen. Autorisaties moeten worden bepaald. En internationale wet- en regelgeving moet aansluiten op de landen waarin je opereert.

Daarvoor blijft kennis van Exact en van de bedrijfsprocessen belangrijk.

Clickker vervangt die consultancy niet.

Wat we wél willen voorkomen, is dat iedere koppeling met een externe applicatie automatisch opnieuw een omvangrijk technisch maatwerkproject wordt.

Dat is een heel ander vraagstuk.

De businesslogica blijft bovendien bestaan

Een API vertelt een webshop bijvoorbeeld hoe deze een order in Exact kan aanmaken.

Maar daarmee weet je nog niet wanneer die order verwerkt mag worden, welke controles nodig zijn, hoe artikelen worden gemapt, welk systeem leidend is voor voorraad of wat er moet gebeuren wanneer gegevens ontbreken.

Dat is proceslogica.

Binnen Sense-Cloud gebruiken we daarvoor Clickker Automation Suite, ofwel onze visual low-code flow builder waarmee je zonder al teveel programmeren zelf flows tussen applicaties kunt instellen zoals jij wilt.

Zo ontstaat een duidelijke scheiding:

Clickker ontsluit Exact.
CAS bepaalt de integratieflow en businesslogica.
Onze monitoringtool Watcher bewaakt of die integraties en flows functioneren zoals bedoeld.

Daarmee hoeft een uitgebreid best-of-breed landschap niet automatisch te betekenen dat er rondom Globe+ opnieuw een verzameling losstaande maatwerkkoppelingen ontstaat.

Kijk daarom verder dan de licentieprijs

Een vergelijking tussen Exact Online en Globe+ uitsluitend op basis van maandelijkse licentiekosten vertelt maar een deel van het verhaal.

De interessante vraag is wat de totale bedrijfsvoering vraagt.

Hoeveel transacties verwerken we?
Hoe complex is onze logistiek?
In hoeveel landen zijn we actief?
Welke lokale wetgeving moeten we ondersteunen?
Hoeveel administraties hebben we?
Welke applicaties gebruiken we naast Exact?
Hoeveel gegevens wisselen die systemen uit?
En hoe verwachten we dat dit landschap zich de komende jaren ontwikkelt?

Dan kan Exact Online nog steeds precies de juiste oplossing zijn.

Maar het kan ook blijken dat een organisatie vooral in Exact Online blijft omdat het alternatief wordt geassocieerd met een kostbare implementatie én een landschap vol dure maatwerkkoppelingen.

Dat laatste hoeft niet meer vanzelfsprekend te zijn.

Misschien is dit daarom de verkeerde vraag

“Is Exact Online goedkoper dan Globe+?”

Natuurlijk spelen kosten een rol. Maar interessanter is:

“Welke Exact-omgeving zouden we kiezen als we vandaag opnieuw naar onze bedrijfsvoering zouden kijken?”

Zonder rekening te houden met de historische angst voor ingewikkelde koppelingen. Zonder ervan uit te gaan dat iedere applicatie rondom Globe+ opnieuw maatwerk vereist.

En mét de mogelijkheid om Globe+ via een moderne API te ontsluiten.

Want wanneer je organisatie uit Exact Online groeit, moet de keuze voor een uitgebreider ERP vooral gaan over wat je bedrijf nodig heeft.

Niet over de vraag of je het straks nog wel kunt koppelen.