API, Endpunkt und Ablauf: Was bedeuten diese Begriffe eigentlich?
Erfahren Sie auf einfache Weise, was APIs, Endpunkte und Abläufe sind und wie sie Exact mit anderer Software verbinden.
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In diesem Artikel
Wer Software mit Exact Wenn man sich damit befassen möchte, stößt man schnell auf Begriffe wie API, Endpunkt und Ablauf.
Für jemanden, der täglich mit Integrationen arbeitet, sind diese logisch. Wenn Sie jedoch als Finanzmanager, IT-Manager oder Unternehmer in erster Linie wissen möchten, ob zwei Systeme miteinander kommunizieren können, machen sie die Sache manchmal unnötig kompliziert.
Dabei ist das Prinzip eigentlich recht einfach.
Eine API ist der Zugang
Eine API kann man sich als eine vereinbarte Methode vorstellen, mit der zwei Softwaresysteme miteinander kommunizieren.
Anstatt dass ein Mitarbeiter Exact öffnet, zu einem Bildschirm navigiert und dort Informationen abruft oder eingibt, kann eine andere Anwendung über eine API direkt Informationen abfragen oder bereitstellen.
Beispielsweise:
“Bitte geben Sie mir die aktuellen Daten zu diesem Artikel.”
Oder:
“Erstellen Sie für diesen Kunden einen neuen Kundenauftrag.”
Der Benutzer muss dafür nicht selbst in Exact arbeiten. Die Anwendungen regeln die Kommunikation untereinander.
Ein Endpunkt ist ein bestimmter Eingang
Eine API ist kein einziger großer Zugang, über den eine Anwendung einfach alles tun kann.
Innerhalb einer API gibt es verschiedene Endpunkte. Jeder Endpunkt ist für eine bestimmte Funktion oder eine bestimmte Art von Informationen vorgesehen.
Denken Sie beispielsweise an Endpunkte für:
- Forderungen;
- Artikel;
- Verkaufsaufträge;
- Lagerbestand;
- Finanzdaten.
Man kann es mit einem Gebäude vergleichen.
Die API ist das Gebäude mit allen Eingängen. Ein Ein „Endpunkt“ ist die jeweilige Tür, durch die Sie an einen bestimmten Ort gelangen..
Möchte ein Online-Shop den aktuellen Lagerbestand eines Artikels erfahren? Dann nutzt die Integration den Endpunkt, über den diese Informationen abgefragt werden können.
Möchte derselbe Webshop anschließend eine Bestellung an Exact senden? Dann gibt es dafür einen anderen Endpunkt.
Und dann der Flow
Der bloße Zugriff auf Daten bedeutet noch nicht, dass Sie einen Geschäftsprozess automatisiert haben.
Angenommen, ein Online-Shop erhält eine neue Bestellung.
In diesem Fall könnte die gewünschte Vorgehensweise wie folgt lauten:
Neuer Auftrag → Kunde prüfen → Artikeldaten abrufen → Preis prüfen → Auftrag in Exact anlegen → Ergebnis an den Webshop zurückmelden.
Diesen gesamten Prozess bezeichnen wir als Ablauf.
Ein Flow bestimmt also was zu tun ist, in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen.
Darin kann auch eine betriebswirtschaftliche Logik stecken.
Beispielsweise:
Falls der Kunde in Exact bereits vorhanden ist, verwenden Sie bitte den bestehenden Debitor. Falls der Kunde noch nicht vorhanden ist, legen Sie ihn bitte zunächst an.
Oder:
Nur Bestellungen mit dem Status ‘bezahlt’ dürfen an Exact gesendet werden.
Die API ermöglicht den Zugriff. Die Endpunkte stellen die erforderlichen Funktionen bereit. Der Ablauf legt fest, was damit geschieht.
Wie gehen wir dabei bei Sense-Cloud vor?
Innerhalb von Sense-Cloud haben diese Komponenten jeweils ihren eigenen Platz.
Clickker® | Die dedizierte API für Exact stellt den API-Zugriff auf Exact bereit. Über Endpunkte können externe Anwendungen auf Daten und Funktionen von Exact zugreifen.
Clickker Automation Suite Dies nutzen wir anschließend, um die Prozesse zwischen den Systemen zu gestalten. Dort erstellen wir die Abläufe und legen beispielsweise fest, welche Informationen abgerufen, überprüft, angereichert und zurückgeschrieben werden.
Und Watcher überwacht anschließend, ob diese Integrationen und Abläufe weiterhin wie vorgesehen funktionieren.
Technik ist dabei ein Mittel, kein Ziel.
Letztendlich geht es nicht um APIs, Endpunkte oder Abläufe.
Es handelt sich um eine viel einfachere Frage:
Was soll automatisch zwischen Ihren Anwendungen und Exact erfolgen?
