Intégrer Exact via une API : quelle est la différence entre Exact Online, Exact Globe Next et Exact Globe+ ?

“ Pouvez-vous connecter notre logiciel à Exact via une API ? ”

On nous pose souvent cette question. Mais avant de pouvoir y répondre, il y a une question importante à poser en retour :

De quel Exact parlons-nous ?

En effet, en matière d'intégrations, il existe une différence fondamentale entre Exact Online et Exact Globe Next et Exact Globe+.

Exact Online dispose d'une API permettant à des applications externes de communiquer avec Exact. Exact Globe Next et Globe+ ne disposent pas d’une telle API REST standard.

Et c'est précisément cette différence qui est importante lorsque vous souhaitez connecter Exact à un CRM, une boutique en ligne, un système de gestion d'entrepôt (WMS), un système de planification ou tout autre logiciel d'entreprise.

 

Exact Online : il existe une API, mais son utilisation n'est pas illimitée

Exact Online dispose d'une API REST. Celle-ci permet à des applications externes d'accéder directement aux données et aux fonctionnalités d'Exact Online.

Cela permet toutes sortes d'intégrations.

Une boutique en ligne peut, par exemple, récupérer des informations sur les articles. Un CRM peut échanger des données sur les clients. Les commandes peuvent être traitées automatiquement et les informations financières peuvent être mises à la disposition d'autres applications.

Mais le fait qu'une API soit disponible ne signifie pas qu'une application puisse l'utiliser sans restriction.

Exact impose des limites au nombre d'appels API. En termes simples, un appel API correspond à une requête envoyée par une application à Exact.

Par exemple :

“ Donne-moi les informations concernant ce client. ”
GET /api/v1/customers/12345

C'est un appel API.

Mais aussi :

“ Donne-moi les informations actuelles concernant cet article. ”
GET /api/v1/items/12345

Il s'agit là encore d'un appel d'API.

Dans le cas d'une simple connexion, cela ne pose pas nécessairement de problème. Mais dès que plusieurs systèmes échangent régulièrement de grandes quantités de données, les chiffres peuvent rapidement grimper.

Et lorsque la capacité autorisée est dépassée, les conditions d'abonnement et la capacité API disponible de Exact Online peuvent entrer en ligne de compte.

Une bonne intégration avec Exact Online ne se résume donc pas seulement à la question ou si les données sont disponibles via l'API, mais aussi sur :

Comment utiliser cette API de la manière la plus efficace possible.

 

Pourquoi le nombre d'appels API est important

Supposons qu'un système externe souhaite vérifier régulièrement si des modifications ont été apportées à Exact.

Une solution simple pourrait consister à récupérer et à comparer sans cesse des milliers d'enregistrements.

Techniquement, cela pourrait fonctionner.

Mais ce n'est pas efficace.

Chaque requête inutile mobilise des ressources de l'API. Si plusieurs applications effectuent simultanément ce type de requêtes, le trafic de l'API augmente encore davantage.

Une intégration intelligente vise donc à ne récupérer des données que lorsque cela est nécessaire et à ne traiter que les informations pertinentes.

La différence entre un lien fonctionnel et un un raccord bien conçu réside donc parfois justement dans ce que tu ne demandes pas.

 

Exact Globe Next et Globe+ : une autre question

Avec Exact Globe Next et Globe+, la situation de départ est fondamentalement différente.

Il n'y a pas là la même API REST standard avec laquelle une application externe moderne peut facilement communiquer.

Et cela pose un problème dans la pratique.

En effet, les organisations qui utilisent Globe Next ont de plus en plus souvent recours à d'autres logiciels.

Pensez à :

• CRM → Exact Globe
• Boutique en ligne → Exact Globe
• WMS → Exact Globe
• Planification → Exact Globe
• Gestion des ressources humaines → Exact Globe
• Logiciels spécifiques à un secteur d'activité → Exact Globe

Ces applications sont de plus en plus souvent conçues pour communiquer avec d'autres systèmes via des API modernes.

Mais du côté de Globe, cet accès standard via l'API fait défaut.

Et c'est précisément là qu'est née l'idée à l'origine de Sense-Cloud.

 

Chez Sense-It, un besoin récurrent s'est fait sentir

Sense-Cloud est issu de Sense-It.

En tant que revendeur Exact, Sense-It travaille depuis de nombreuses années avec les environnements Exact et les problématiques techniques qui y sont liées.

C'est alors qu'un problème récurrent est apparu.

Les clients souhaitaient de plus en plus souvent connecter Exact à d'autres applications, alors que Globe Next et Globe+ en particulier ne disposaient pas de cet accès API moderne que les éditeurs de logiciels externes considèrent désormais comme allant de soi.

Nous disposions des connaissances nécessaires pour travailler avec Exact.

Le savoir-faire nécessaire pour développer des intégrations également.

Mais continuer à développer chaque interface séparément, comme s'il s'agissait d'un projet sur mesure, n'est finalement pas évolutif.

Cela m'a donné une autre idée :

Et si nous placions une couche API standardisée devant Exact ?

C'est ce qui a servi de base à Clickker.

 

Clickker permet d'accéder à Exact via une API REST

Clickker constitue la couche API entre Exact et les applications externes.

D'un côté, on trouve Exact.

D'autre part, on peut y connecter pratiquement n'importe quel système capable de communiquer via une API.

L'application externe n'a donc pas besoin de connaître toutes les spécificités techniques de Exact. Elle communique avec Clickker via des points de terminaison standardisés.

Un point de terminaison peut être considéré comme un accès spécifique à des données ou à une fonctionnalité.

Par exemple :

• Donne-moi cette relation.
• Venez chercher ces articles.
• Traitez cette commande.
• Veuillez nous transmettre ces informations.

Clickker adapte cette communication aux fonctionnalités de l'environnement Exact concerné.

 

Une seule API pour différents environnements Exact

Exact Online, Exact Globe, Globe+ et Financials ont chacun leurs propres fonctionnalités et principes techniques.

Exact Online fonctionne dans le cloud et dispose d'une API REST par défaut. Le nombre d'appels API est toutefois limité. Cela peut notamment constituer un point à prendre en compte lorsqu'une organisation opte pour une stratégie « best-of-broad » et souhaite connecter un nombre croissant d'applications spécialisées à Exact.

Pensez à un CRM, une boutique en ligne, un WMS, un outil de planification, un système de gestion des ressources humaines (HRM) et une solution de BI. Toutes ces applications ont besoin de récupérer, de traiter ou de réécrire des données. À mesure que l'environnement applicatif s'étend, le nombre d'appels API nécessaires augmente également.

Chez Exact Globe Next et Globe+ la situation est différente. Ces solutions sont utilisées sur site et offrent des fonctionnalités plus étendues, mais ne disposent pas de la même API REST standard que Exact Online.

Clickker a été développé pour permettre un accès simple et uniforme à Exact, même à partir d'applications externes.

Clickker fonctionne avec Exact Online, Exact Globe Next, Globe+ et Exact Financials, et met à la disposition des applications externes une API REST pour Exact.

Dans les environnements Exact, Clickker s'exécute sur le serveur sur lequel Exact est installé. Aucune base de données externe n’est nécessaire pour y copier, stocker ou synchroniser au préalable les données Exact.

La liaison est directe :

Application externe ↔ Clickker ↔ Exact

La connexion avec Exact est en 1-à-1 et le nombre d'appels API vers Clickker est illimité.

 

C'est justement ce qui rend l'approche « best-of-breed » intéressante

C'est ce qui rend Clickker intéressant pour les organisations qui ne cherchent pas à regrouper tous leurs processus métier au sein d'un seul progiciel.

Dans le cadre d'une stratégie « best-of-breed », vous choisissez pour chaque processus l'application qui lui convient le mieux. Exact, par exemple, constitue le cœur financier ou ERP, tandis que d’autres applications sont utilisées pour la gestion de la relation client (CRM), le commerce électronique, la gestion des entrepôts, la planification, la gestion des ressources humaines (GRH), le reporting ou les processus spécifiques à un secteur d’activité.

Cette liberté ne fonctionne correctement que si les différents systèmes peuvent échanger facilement des données.

Clickker permet aux applications externes de communiquer avec Exact via une API uniforme, que celles-ci soient Exact Online, Globe, Globe+ ou Financials se trouve derrière.

Clickker n'est donc pas une base de données externe entre Exact et d'autres applications. Il s'agit de l'API vers Exact.

 

Et quel est le rôle du CAS dans tout cela ?

L'accès à Exact n'est qu'une première étape.

Imaginons qu'une boutique en ligne transmette une commande.

Il faudrait peut-être commencer par vérifier si le client existe. Ensuite, il faut enrichir les données, vérifier un article et traiter correctement la commande dans Exact.

Il ne s'agit plus du tout d'un appel API.

C'est un flux.

Au sein de Sense-Cloud, nous utilisons CAS pour mettre en place ces intégrations et ces flux.

Le CAS stipule par exemple :

récupérer les données → vérifier → enrichir → traiter → renvoyer le résultat.

De cette manière, les étapes et la logique peuvent être réutilisées.

Ainsi, un processus d'intégration courant n'a pas besoin d'être entièrement reprogrammé pour chaque client.

 

Et qui veille à ce que tout continue de fonctionner ?

Pour cela, il faut Watcher développé.

Une connexion automatique peut traiter des milliers de transactions sans qu'un employé ait à s'en occuper.

C'est exactement le but recherché.

Jusqu'à ce que quelque chose tourne mal.

Un système est temporairement indisponible. Les identifiants de connexion ont été modifiés. Un enregistrement contient des données erronées. Ou bien une application refuse une transaction.

Alors, tu veux savoir ce qui se passe.

Watcher surveille donc les intégrations et les flux, et met en évidence les problèmes techniques et fonctionnels.

Ainsi, ces trois éléments ont chacun leur propre fonction :

• Clickker permet d'accéder à Exact.
• CAS permet aux systèmes et aux processus de fonctionner ensemble.
• Watcher surveille ce qui se passe.

 

Des connexions individuelles à une plateforme d'intégration unique

Cela nous amène finalement à une question plus large.

Les entreprises disposent d'un nombre croissant d'applications. Exact en est un élément important, mais il est rarement utilisé seul.

Le problème ne se résume donc pas seulement à :

“ Comment intégrer l'application X à Exact ? ”

La meilleure question à poser est :

“ Comment faire en sorte qu’Exact puisse s’intégrer de manière structurelle à l’ensemble de notre environnement applicatif ? ”

Pour Exact Online, cela commence par une utilisation judicieuse des possibilités et des limites de l'API disponible.

Pour Exact Globe Next et Globe+, il faut commencer par créer l'accès à l'API, qui n'est pas disponible par défaut.

Il s'agit là de différentes situations techniques de départ.

Mais l'objectif reste le même :

Permettre à Exact de fonctionner en collaboration avec les autres logiciels de votre organisation de manière simple, contrôlée et évolutive.

C'est la raison pour laquelle Sense-Cloud a vu le jour.