Echtzeit-Anbindung an Exact: Wann ist Echtzeit wirklich erforderlich?

Vor 23:59 Uhr bestellt, morgen geliefert. Das klingt nach einem einfachen Werbeversprechen. Hinter diesem einen Satz verbirgt sich jedoch ein komplexer logistischer Prozess.

Eine Bestellung, die um 23:58 Uhr eingeht, muss möglicherweise innerhalb weniger Sekunden in anderen Systemen verfügbar sein. Der Lagerbestand muss stimmen. Das Lager muss wissen, dass eine Bestellung bereitsteht. Die Bestellung muss zur Bearbeitung freigegeben werden, und schließlich muss das Paket rechtzeitig beim Spediteur eintreffen.

Eine Minute kann dann tatsächlich den Ausschlag geben.

Für eine solche Organisation kann der Datenaustausch in Echtzeit von entscheidender Bedeutung sein.

Wir sprechen jedoch anschließend mit einer anderen Organisation, bei der ein BI-Dashboard einmal pro Nacht aktualisiert wird.

Und auch dort hören wir:

“Wir möchten Echtzeit.”

Warum eigentlich?

 

Echtzeit klingt immer besser

Bei Integrationsprojekten wird „Echtzeit“ regelmäßig als selbstverständliche Grundlage genannt.

Wenn Informationen sofort verfügbar sind, warum sollten Sie dann warten?

Aus technischer Sicht lässt sich dem kaum etwas entgegenhalten.

Eine Integration darf jedoch kein Wettrennen sein.

Die entscheidende Frage lautet nicht:

Wie schnell können wir diese Daten austauschen?

Aber:

Wie schnell müssen diese Daten verfügbar sein, damit der Geschäftsprozess reibungslos abläuft?

Das kann ein paar Sekunden dauern.

Aber genauso gut fünf Minuten, eine Viertelstunde, jede Stunde oder einmal pro Nacht.

 

Nehmen Sie den Webshop von 23:58 Uhr

Dieser eine erfolgreiche blaue Online-Shop, der verspricht: “Bis 23:59 Uhr bestellt, morgen geliefert”, verfügt wahrscheinlich über einen anderen Logistikprozess als ein Großhändler, der Bestellungen zusammenstellt und diese jeden Morgen um 08:00 Uhr ausliefert.

Bei diesem ersten Unternehmen kann man davon ausgehen, dass nicht nur der Webshop schnell sein muss.

Die dahinterstehenden Prozesse müssen dies ebenfalls sein.

Auftragsabwicklung, Lagerbestand, Lagerverwaltung, Kommissionierung, Verpackung und Übergabe an den Spediteur müssen eng aufeinander abgestimmt sein.

In diesem Fall kann es von Bedeutung sein, dass eine Bestellung nahezu unmittelbar nach dem Klicken auf die Bestellschaltfläche im nachfolgenden System verfügbar ist.

Denn wenn Bestellungen beispielsweise nur einmal pro Stunde ausgetauscht werden, kann eine Bestellung, die um 23:58 Uhr eingeht, erst weit nach Mitternacht in den weiteren Prozess gelangen.

Damit wird die Häufigkeit der Integration plötzlich zu einem Bestandteil des kommerziellen Versprechens gegenüber dem Kunden.

Echtzeit ist in diesem Zusammenhang kein technischer Luxus. Sie unterstützt das Geschäftsmodell.

 

Aber nicht jeder Vorgang ist ein Online-Shop um 23:58 Uhr

Nehmen Sie ein Management-Dashboard.

Die Geschäftsleitung möchte jeden Morgen über den Umsatz, die Marge und den Auftragsbestand informiert werden.

Müssen dann alle zugrunde liegenden Daten jede Sekunde aktualisiert werden?

Wahrscheinlich nicht.

Eine Verarbeitung während der Nacht kann für diesen Prozess ausreichend sein.

Oder vielleicht möchte ein Betriebsleiter im Laufe des Tages einen Überblick erhalten, sodass alle fünfzehn Minuten eine Aktualisierung erwünscht ist.

Das ist auch in Ordnung.

Echtzeit wäre zwar technisch möglich, bringt in einer solchen Situation jedoch nicht automatisch einen zusätzlichen geschäftlichen Mehrwert.

Das Gleiche gilt beispielsweise für bestimmte Stammdaten.

Wenn eine Artikelbeschreibung geändert wird, spielt es dann eine Rolle, ob diese Änderung innerhalb von 200 Millisekunden, innerhalb von fünf Minuten oder erst heute Nacht in einem anderen System erfolgt?

Das hängt ganz davon ab, was dieses andere System mit diesen Informationen macht.

 

Es gibt also nicht die eine richtige Geschwindigkeit

Bei Integrationen können Daten auf verschiedene Arten verarbeitet werden.

Echtzeit oder ereignisgesteuert bedeutet, dass ein Ereignis nahezu unmittelbar zu einer Reaktion führt.

Es geht eine Bestellung ein, und die Bearbeitung beginnt.

Darüber hinaus können Sie die Daten in regelmäßigen Abständen verarbeiten.

Beispielsweise jede Minute, alle fünf Minuten, alle fünfzehn Minuten oder jede Stunde.

Und es gibt Stapelverarbeitung, wobei größere Informationsmengen zu festgelegten Zeitpunkten verarbeitet werden. Zum Beispiel jede Nacht.

Keines dieser Modelle ist per se besser.

Sie gehören zu verschiedenen Prozessen.

 

Der Lagerbestand macht es interessant

Der Lagerbestand ist ein gutes Beispiel.

Angenommen, ein Online-Shop gibt an, dass noch ein Exemplar verfügbar ist.

Zwei Kunden versuchen, dieses Produkt fast gleichzeitig zu bestellen.

Dann können aktuelle Bestandsinformationen von großer Bedeutung sein.

Doch selbst hier müssen wir über die Integration hinausblicken.

Welches System bestimmt eigentlich den Lagerbestand?

Ist das Exact?

Das WMS?

Der Webshop?

Und wann reservieren wir Lagerbestände?

Beim Hinzufügen zum Warenkorb? Bei der Bestellung? Nach der Bezahlung? Oder erst, wenn das Lager die Bestellung bearbeitet?

Plötzlich stellt sich die Frage “Können Sie den Lagerbestand in Echtzeit abgleichen?” vor allem eine verfahrensrechtliche Frage zu sein.

Die Technik kommt erst danach.

 

Echtzeit hat auch ihren Preis

Mehr Geschwindigkeit bedeutet in der Regel auch, dass höhere Anforderungen an die Architektur gestellt werden.

Mehr Transaktionen.

Mehr API-Datenverkehr.

Weitere Ereignisse, die verarbeitet werden müssen.

Mehr Aufmerksamkeit für die Fehlerbehandlung.

Und es ist umso wichtiger, genau erkennen zu können, was geschieht, wenn eines der betroffenen Systeme vorübergehend nicht verfügbar ist.

Bei einigen Plattformen können zudem Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der API-Aufrufe gelten.

Deshalb ist “so schnell wie möglich” bedeutet nicht automatisch dasselbe wie “so gut wie möglich”.

Wenn ein Prozess mit einer Synchronisierung alle fünfzehn Minuten einwandfrei funktioniert, ist es wenig sinnvoll, ihn unnötig zu verkomplizieren, um Informationen innerhalb weniger Sekunden verfügbar zu machen.

 

Beginnen Sie daher nicht mit der Technik

Bei Sense-Cloud beginnen wir lieber mit einer anderen Frage.

Nicht:

“Möchten Sie eine Echtzeit-Anbindung einrichten?”

Aber:

“Was passiert, wenn diese Informationen erst fünf Minuten später verfügbar sind?”

Lautet die Antwort:

Dann verpassen wir unsere Annahmeschlusszeit, und die Bestellung kann nicht mehr mit dem Spediteur versandt werden.

Dann haben wir einen guten Grund, uns mit der Echtzeitverarbeitung zu befassen.

Lautet die Antwort:

Eigentlich nichts.

Dann haben wir auch etwas gelernt.

Vielleicht muss diese Integration gar nicht in Echtzeit erfolgen.

 

Verschiedene Prozesse können unterschiedliche Geschwindigkeiten aufweisen

Innerhalb einer Organisation kann zudem durchaus eine Kombination bestehen.

Eine Online-Bestellung kann nahezu sofort bearbeitet werden.

Der Lagerbestand kann jede Minute aktualisiert werden.

Produktinformationen möglicherweise alle 15 Minuten.

Finanzdaten können zu bestimmten Zeitpunkten verarbeitet werden.

Außerdem können Managementinformationen über Nacht für den nächsten Arbeitstag vorbereitet werden.

Das ist keine inkonsistente Architektur.

Das ist eine Architektur, die auf die Geschäftsprozesse abgestimmt ist.

Mit Clickker® | Die dedizierte API für Exact können wir Exact für externe Anwendungen verfügbar machen und mit Clickker Automation Suite Anschließend können wir Abläufe einrichten, die zu diesen Prozessen passen.

Die gewünschte Frequenz ist ein Bestandteil davon.

Nicht jeder Prozess muss nach dem gleichen technischen Schema ablaufen.

 

Echtzeit ist kein Ziel

Die interessanteste Integration ist letztendlich nicht diejenige, die die meisten Daten in kürzester Zeit übertragen kann.

Es ist derjenige, der genau den Anforderungen der Organisation entspricht.

Für den Online-Shop, der um 23:58 Uhr noch eine Bestellung annimmt und verspricht, dass diese morgen geliefert wird, können Sekunden entscheidend sein.

Für das Dashboard, das morgen früh um 08:00 Uhr freigeschaltet wird, wahrscheinlich nicht.

Bevor Sie also sagen:

“Wir möchten Echtzeit.”

Es gibt eigentlich eine Frage, die zuerst beantwortet werden muss:

“Was geschieht mit unserem Geschäftsprozess, wenn diese Informationen eine Minute, eine Viertelstunde oder eine Stunde später verfügbar sind?”

Die Antwort darauf bestimmt, wie schnell die Kopplung tatsächlich sein muss.

Nicht die Technik.

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