Hoe Kiekens digitaliseert om een perfecte service te kunnen verlenen aan haar klanten

Kiekens Products in Almelo is toonaangevend in stofafzuiging. Voor tal van opdrachtgevers bedenken en realiseren wij totaaloplossingen voor stofafzuiging, filtratie, ventilatie en ontstoffingssystemen.

VEELZIJDIG MET PRODUCTGROEPEN

Kiekens is actief met deze productgroepen: industriële stofzuigers, luchtfiltratiesystemen en ventilatoren. De industriële stofzuigers, luchtfiltratiesystemen en ventilatoren ontwikkelen en produceren wij in eigen huis. Langdurige tests en uitvoerige kwaliteitscontroles staan garant
voor het perfect functioneren. Gebruiksgemak, kwaliteit, ergonomie, flexibiliteit en veiligheid zijn hierdoor maximaal gegarandeerd.

ALLES ONDER ÉÉN DAK: MONDIALE AFZETMARKT

Kiekens ontwerpt, fabriceert en assembleert filterunits, ventilatoren en industriestofzuigers op één high-tech locatie in Almelo. Kiekens Products exporteert naar landen in Europa, Amerika, het Midden-Oosten en Azië en levert onder meer aan industrie, agrarische sector, dienstverlening, defensie, bouwnijverheid en onderwijs. In 2006 is de Kiekens Groep verder uitgebreid met Van der Voort lucht en milieu en Kiekens France.

EXACT GLOBE

Al jaren maakt de organisatie naar volle tevredenheid gebruik van de software van Exact. Deze software wordt ingezet ter ondersteuning van de financiële en logistieke processen. Binnen de Exact portfolio kon geen oplossing gevonden worden, welke alle wensen op het gebied van de service verlenende activiteiten optimaal zou kunnen ondersteunen. Zo ging de organisatie kijken naar een systeem buiten Exact; echter met een perfecte integratie met de bestaande Exact omgeving.

SENSE SERVICE CLOUD

Sense Cloud Service Software is speciaal ontwikkelde administratieve software voor organisaties met een servicedienst. Het systeem brengt de gehele administratie onder één dak en automatiseert zoveel mogelijk. Denk hierbij aan storingsregistratie, contractbeheer, voorraadbeheer, planning, digitale werkbonnen, rapportages en alles daartussenin. Hierdoor houdt uw personeel meer tijd over voor het werk zelf en het klantcontact. De software is vanaf elk apparaat toegankelijk & makkelijk in gebruik. Sense-Cloud Service is speciaal ontworpen om uw gehele serviceproces te automatiseren. De planner, monteur(s), manager & administratie krijgen daarom allemaal een eigen interface met alle relevante functies. Hiermee kan het volledige
proces van planning tot facturering makkelijk & snel uitgevoerd worden. Zo minimaliseert u de administratieve kosten & maximaliseert u de klantervaring. Daarnaast geeft de software ook real time inzicht in de financiële bedrijfsresultaten per onderdeel/servicedienst. Dit maakt het makkelijker om in te zien welke producten een meerwaarde hebben voor uw bedrijf. Sense Service Cloud is volledig te integreren met de software van Exact.

PLANNING

De software biedt de mogelijkheid om op een eenvoudige manier monteurs in te plannen. Ook wordt bij de planning rekening gehouden met relevante bekende informatie; zoals voorraad posities (real-time vanuit Exact) en info vanuit storingsbase. Onze plannings-software cloud oplossing is altijd up-to-date, wijzigingen worden direct doorgevoerd in het systeem en zijn dan ook direct voor iedereen inzichtelijk. Is er een wijziging in de planning? Op het moment dat de planner een wijziging doorvoert in het systeem is dit direct te zien voor alle medewerkers. Werkt uw organisatie met
servicemonteurs in de buitendienst? Via onze software kan de planner de actuele autovoorraad controleren. Is er een storing en moet er bijvoorbeeld een filter vervangen worden, dan kan de planner dus direct inzien welke monteur het juiste product in zijn bus heeft op voorraad heeft.

DIGITALE WERKBON

De organisatie Kiekens wilde gebruik gaan maken van digitale werkbonnen. Wordt er via de plannings-software van Cloud Service een opdracht aangemaakt voor één van de monteurs, creëert het systeem automatisch de digitale werkbon. Op de digitale werkbon staat automatisch de opdrachtgever, geplande tijd (nacalculatie uiteraard mogelijk), benodigde onderdelen en materialen.

Zijn de werkzaamheden uitgevoerd, dan kan de digitale werkbon direct ondertekend worden door de opdrachtgever. Alle gegevens zoals gewerkte uren, gebruikte onderdelen en materialen worden direct doorgestuurd naar de administratie (Exact). Hier wordt de actuele voorraad gesynchroniseerd en de factuur kan direct klaargezet worden en eventueel de deur uit, voorzien van de getekende werkbon als bijlage.

INTEGRATIE MET EXACT

De organisatie Kiekens maakte als sinds de jaren negentig gebruik van Exact Globe financieel & logistiek. Deze software wordt volledig ingezet en is volledig geïntegreerd met de Service oplossing. Relatiegegevens, voorraadgegevens, factuurdata worden real time klaargezet en of gegenereerd. Zo wordt er vanuit de planning een opdracht aangemaakt, dit leidt automatisch tot het genereren van een verkooporder in Exact. Hier hoeft de planner niets voor te doen. Op deze verkooporder kan materiaal en uren worden toegekend. Dit proces wordt binnen de software van Exact geheel automatisch in gang gezet. Zo wordt Exact Globe nog eens veel efficiënter ingezet voor het ondersteunen van de diverse bedrijfsprocessen.

WERKEN OP EEN TABBLAD

De monteurs moesten kunnen werken met een tabblad. Vanaf het tabblad moest het gehele proces van de monteur inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Nadat de monteur de werkbon heeft afgehandeld en de eventueel aanwezige vragenlijsten heeft beantwoord kan hij verder naar de volgende klant.

SNELLE INZAGE IN PRESTATIE VAN CONTRACTEN

Het management wilde snel een eenvoudig inzage krijgen in het rendement van contracten. En dit zelf op object niveau. Hierdoor kan de organisatie snel anticiperen op zogenaamde ‘onrendabele’ contracten. Ook kunnen klanten inzage krijgen in de door Kiekens uitgevoerde werkzaamheden.

GEEN LICENTIES VAST BEDRAG PER MAAND

Kiekens wilde in zijn geheel ontzorgd worden. Zo was het een eis dat de geboden oplossing volledig in de Cloud zou staan. Wel diende er een integratie te zijn met de Exact Globe database. De Exact software draaide op de locatie in Almelo. Dit is echter voor Sense Cloud Service geen probleem. De organisatie betaald nu één bedrag per maand. Dit bedrag is inclusief hosting, updates en ondersteuning vanaf de helpdesk. Bijkomend voordeel ook de vragen over het gebruik van de software van Exact kan aan Sense-IT voorgelegd worden. Wel zo handig.

EÉN AANSPREEKPUNT

In het optimale plaatje wilde Kiekens één aanspreekpunt hebben. Dit is erg moeilijk te vinden. In Sense-IT & Sense Cloud is hier een goede partner in gevonden. Zowel de vraagstukken vanuit Exact als de vragen vanuit de Service oplossing worden door één organisatie beantwoord. Dit is uniek. Veel software leveranciers bieden een deeloplossing met allerhande koppelingen. En ja als er dan iets is niet werkt dan begint de ellende.